La démat c’est facile… en 47 pages

Il s’agit d’un guide pratique évolutif de 47 pages destiné aux opérateurs économiques, c’est-à-dire aux entreprises intéressées par les marchés publics. Ce guide fait de questions/réponses (FAQ) permet de mieux cerner les problèmes posés par la dématérialisation et de les régler, ou d’en régler certains.

Depuis le 1er octobre 2018, tous les acheteurs doivent être équipés d’un profil d’acheteur et publier sur cette plateforme les documents de la consultation pour les marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé est égale ou supérieure à 25 000 € HT. Les acheteurs doivent en outre procéder à la publication des données essentielles de ces marchés.

Tout commence par le « profil d’acheteur » : c’est la plateforme dématérialisée où les acheteurs (les organismes publics) déposent les DCE (documents de consultation) et reçoivent les candidatures. Ce profil fluidifie le dialogue entre acheteurs et entreprises. Tous les échanges bilatéraux sont naturellement confidentiels et sécurisés grâce à une procédure chiffrée.

Le profil d’acheteur

« [C’est] la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ».

Il suffit d’aller sur le site de l’administration concernée, de cliquer sur « marchés publics » et un petit moteur de recherche interne mène au profil de l’acheteur qui vous intéresse. Le site www.data.gouv.fr propose la liste des profils d’acheteurs. Depuis octobre 2018, le seuil qui obligeait à établir un profil d’acheteur est passé de 90 000 à 25 000 euros, ce qui a donc multiplié les datas : il y en a des milliers. Le Guide précise qu’on peut consulter les documents en ligne sans forcément décliner son identité. Mais si on s’identifie, alors on bénéficie des mises à jour sur les profils recherchés. En cas de candidature, évidemment, il faut dire qui l’on est.

Comment faire ?

Le DUME (Document Unique de Marché Européen) permet en outre de dialoguer avec l’acheteur via un service de messagerie. Pour accéder à toutes ces potentialités, des « prérequis techniques » sont nécessaires. Derrière l’expression un peu techno se cache quelque chose de simple : la configuration minimale de votre PC ou de votre Mac (ça marche même avec Linux) pour que la démat fonctionne. Si besoin, des logiciels spécifiques sont proposés au téléchargement, qui sont heureusement gratuits.

Ainsi, toute la procédure est dématérialisée de A à Z, toutes les démarches peuvent avoir lieu en ligne. Si en plus un acheteur utilise DUME dans son profil (voir l’article dédié), alors les attestations et certificats peuvent être en plus fournis à l’acheteur. Le Guide précise que tous ne sont pas encore « dumables ». Même les documents très volumineux sont déposables dans un espace de stockage.

Si l’acheteur exige une maquette ou un modèle réduit, alors on a recours au dépôt à l’ancienne, de la main à la main. Mais le dossier dématérialisable doit lui passer par voie électronique.

Pas de pitié pour les retardataires

Une fois tout ceci clarifié, le Guide évoque les problèmes le plus souvent rencontrés, et en premier lieu les retards dans les envois. Dans ce cas, même s’il ne s’agit que de quelques minutes après la date butoir, l’offre est irrecevable. Et si le fichier complet est envoyé à J-1 minute et que le dossier « mord » la ligne pendant son transfert, l’offre est aussi considérée comme irrecevable. Autant assurer le dépôt de son dossier en envoyant la veille une copie de sauvegarde (voir modalités plus bas). On ne sait jamais, un problème technique peut survenir au dernier moment et tout faire capoter.

Les fichiers doivent être clairement nommés, de façon à ce que l’acheteur puisse les identifier facilement sans pour autant les ouvrir. Pour le cas où l’envoyeur est dans une zone dite blanche – sans Internet – ou alors sans 4G, il doit alors lui-même se débrouiller pour trouver une zone couverte. Normalement, pour tester le dispositif entier, les profils d’acheteurs disposent d’un site test appelé « bac à sable » où l’entreprise candidate peut tester son poste de travail (PC, Mac), le fonctionnement de la plateforme et toutes les compatibilités nécessaires.

Entrons dans le détail

Depuis le 01/10/18, les données essentielles sont publiées au maximum deux mois après la notification du marché. Normalement, tout atterrit sur data.gouv.fr. Chaque acheteur a le loisir de présenter comme il veut ses données, mais elles doivent être facilement visualisables ou facilement trouvables par le moteur de recherche. Ces données sont récupérables sous la forme d’un fichier.

Notons que la signature électronique n’est pas encore obligatoire, même si elle est tout de même fortement recommandée. Nous y reviendrons un peu plus loin, ainsi que dans un article complet, car le sujet donne lieu à des complications.

Quand un marché est conclu, et que le marché est en cours d’exécution, les échanges entre l’entreprise et l’acheteur peuvent être dématérialisés, mais pas forcément. Une clause le prévoira ou pas.

Les cas particuliers

Pou les marchés passés avant le 1^er octobre 2018, et pour ceux dont la valeur égale ou dépasse 25K€, la dématérialisation est aussi obligatoire. L’obligation d’échanges électroniques n’interdit pas de se voir en vrai : un acheteur peut recevoir un ou plusieurs candidats, toujours dans le respect de la transparence et de l’égalité de traitement, pendant la phase de négociation(s). Mais l’ensemble des échanges doit faire l’objet de traces écrites (rapports, notes).

En cas de procédure restreinte ou négociée (tout le monde n’a pas accès au marché en question), l’acheteur doit informer les candidats sélectionnés via son profil en ligne. Les DCE sont théoriquement en ligne dès la publication du marché concerné, et l’adresse de la plateforme de dépôt figure dans l’avis de publicité. Parfois, si le marché est sensible ou les documents trop importants, le profil ne contient pas la totalité des DCE. De plus, si l’acheteur modifie ses DCE, il doit le faire 6 jours au moins avant la date de remise des candidatures. Les soumissionnaires recevront alors un message électronique à cet effet.

Si vous avez oublié quelque chose d’important dans votre offre, alors il est possible de la changer, mais seulement dans les délais impartis : elle doit être transmise en une seule fois, disent les textes, c’est donc la dernière qui compte. Chaque nouvel envoi devra être complet.

Puisqu’on est dans les cas particuliers, pour ce qui concerne l’offre allotie, l’entreprise a le choix entre un dossier par lot, et un dossier pour tous les lots, si les offres sont clairement identifiables. Quand l’acheteur va ouvrir les plis, il ne doit souffrir aucune confusion entre les offres.

Une fois que l’offre est déposée…

Le soumissionnaire reçoit un accusé de réception où figurent son nom, celui de l’acheteur, l’objet de la consultation, la date de réception des DCE et la liste des docs transmis. Pour plus de sécurité, il est conseillé de préparer une copie de sauvegarde sur une clé USB par exemple (ou un CD, DVD), qui sera déposée ou envoyée sous pli clairement identifiable à l’acheteur. La copie peut alors remplacer l’offre dématérialisée si celle-ci connaît un problème quelconque : dépassement de délai involontaire, destruction partielle ou totale par accident informatique, erreur de saisie, virus…

Une signature électronique pas encore opérationnelle

Elle sera obligatoire pour toutes les entreprises, TPE comprises, à partir du 1^er janvier 2020. On rappelle qu’elle est déjà en application pour les grandes entreprises depuis le 1^er janvier 2017. Toutes les infos figurent sur l’url https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/

Il faut savoir deux ou trois petites choses très utiles : d’abord, pour qu’elle (la signature électronique, SE) soit applicable, et les acheteurs et les entreprises doivent en avoir acquis les certificats, qui figurent soit sur une clé USB, soit sur une carte à puce (qui nécessite un lecteur).

Ensuite on doit savoir quelles sont les personnes autorisées à l’utiliser dans l’organigramme de l’entreprise : à l’image de la « signature » comptable, tout le monde ne peut en disposer. Comme tout n’est pas encore en place à ce niveau, la démat n’insiste pas sur la SE. Mais le couple acheteur-entreprise peut l’utiliser si tout est en place de chaque côté.

Dans ce cas, signer électroniquement garantit deux choses importantes : l’identité du signataire – car la remise du certificat est sécurisée – et l’intégrité du document, qui est alors intangible. S’il est modifié, la procédure électronique le détectera tout de suite. L’avantage de la SE est qu’elle évite de passer à la version papier qui casse la chaîne électronique ou chaîne de démat. En passant, un doc imprimé, scanné puis signé électroniquement ne fait pas de lui un « original » : juste une copie certifiée. Le fait de le scanner fragilise l’intégrité du document en question. La chaîne est rompue.

Alors, que faut-il signer électroniquement ?

Pas les formulaires de candidature du type DUME, mais toujours vérifier que l’acheteur ne demande pas de les signer. La loi n’impose donc pas encore la SE dans la commande publique. La SE peut intervenir en revanche en fin de parcours pour l’offre finale, celle qui remporte le contrat. Une entreprise doit donc « électrosigner » seulement si l’acheteur le peut, et le veut. La chaîne de démat n’est pas rompue, on n’a pas besoin de passer par un contrat manuscrit.

Si l’acheteur exige une SE que l’entreprise est en capacité de faire, mais qu’elle ne le fait pas, l’offre bascule alors dans l’irrégularité. Cependant, la loi prévoyant une régularisation des offres irrégulières, l’acheteur peut revenir sur sa décision.

Dernière chose, en cas de sous-traitance, ni le sous-traitant ni l’entreprise candidate ne sont obligés de signer électroniquement : le formulaire DC4 contient déjà une signature manuscrite.

Nous reviendrons en détails sur la signature électronique quand elle sera opérationnelle et obligatoire dans le cadre de la dématérialisation.